Comment .Repliq est passé de la suite Google à celle d'Infomaniak ?

En 2019, lors de la création de notre collectif et agence .Repliq la question de la mise en commun des outils s'est posée, et il en est ressorti que la suite Google par son prix accessible et ses fonctionnalités était la plus adaptée.

Un peu moins de deux ans après, j'ai découvert qu'Infomaniak proposait une offre similaire à Google qui semble correspondre à nos besoins. Après avoir fait quelques recherches, nous avons décidé de faire la migration.

Je vous partage ici le processus de réflexion ainsi que les manipulations techniques de cette transition.

Pourquoi changer ?

Le rapport qualité/prix :

L'offre d'Infomaniak est moins chère et propose des services similaires de qualité suffisante. D'autre part l'espace de stockage est aussi avantageux (3 To contre 150 Go chez Google). Voici le descriptif des deux produits et des prix pour cinq utilisateurs.

La suite Google nous coûte 26 € par mois et comprend :

• Gmail

• Calendrier

• Drive de 30go par utilisateur

• Suite Office (sheet, doc, slide...)

La suite d'Infomaniak coûte 13 € par mois et comprend :

• 6 Mails (l'ajout d'adresse mail fera augmenter le prix) → 2,15 €

• Nom de domaine → 0,40 €

• 3 to drive (jusqu'à 6 personnes) → 11.11 €

• Suite office équivalente qui permet d'ouvrir les fichiers de la suite Google et Microsoft.

Démarche de Dégooglelisation

Cette démarche vise à réduire le monopole et donc le pouvoir que peut avoir Google en possédant autant de données utilisateurs. En utilisant un autre service, on plébiscite une alternative. Enfin, il s'agit aussi de souveraineté des données. Infomaniak est situé en Suisse, qui est beaucoup plus enclin au respect de la confidentialité des données là où Google, entreprise Américaine est soumise au Cloud Act qui permet potentiellement aux autorités d'accéder à toutes les informations du service.

Comment s'est fait le changement

Le point le plus critique de ce changement pour moi était les emails. N'ayant pas beaucoup d'expérience dans ce domaine, c'est un point sur lequel j'ai été particulièrement prudent pour ne pas risquer de bloquer l'accès a nos emails.

La planification

L'objectif était de procéder au transfert de la totalité de nos données sur Infomaniak sur le mois, afin de pouvoir stopper l'abonnement chez Google qui commence au début de chaque mois.

Pour m'assurer de ne pas tout casser et de pouvoir potentiellement revenir en arrière, j'ai planifié le changement par étape :

1. Prendre l'abonnement KDRIVE : cela permet à chacun et chacune, en transférant ses données, de prendre en main l'outil.

2. Transfert du nom de domaine depuis OVH (c'est nécessaire pour la gestion des emails et ça permettait de tout rassembler au même endroit).

3. Création de l'abonnement mail chez Infomaniak

4. Récupération des mots de passe d'application pour les comptes GMAIL (je décris la manipulation plus bas)

5. Transfert des contacts, email et agenda sur le domaine de transition

6. Modification des DNS : Changement du domaine pour l'hébergement des emails

Le transfert du domaine

Le nom de domaine étant relié à nos emails, j'avais la crainte de casser les emails lors du changement de registrar. En faisant quelques recherches, j'ai eu la confirmation que l'on pouvait conserver les DNS, donc le lien avec les emails lors du changement de prestataire.

Le transfert a pris 9 jours, comme annoncé.

Copie des emails vers Infomaniak

Évidemment, il est nécessaire que les emails soient conservés lors du changement.

La seule manipulation nécessaire de la part de mes collègues était de créer un mot de passe d'application dans leurs paramètres de compte Google.

Voici la minupulation :

1. Aller sur https://myaccount.google.com/security

2. Cliquez sur "mots de passe des applications". ⚠ Il faut que la validation en deux étapes soit activée pour accéder à cette section.

3. Entrer votre mot de passe

4. Créer un mot de passe d'app

5. Cliquez sur générer et enregistrez le code d'application. Vous ne pourrez pas revoir ce code donc notez-le dans un endroit sûr.

6. J'ai alors demandé que chaque personne m'envoie le code via kpaste

Une fois les codes d'application récupérés, j'ai pu utiliser l'import en batch via un fichier CSV contenant les adresses mails.

Création des adresses mails sur Infomaniak

Pour pouvoir tester l'importation des emails sur Infomaniak j'ai acheté un autre nom de domaine (il y en a souvent des pas chers). Cela a permis que chacun puisse tester l'interface des emails avant le passage officiel.

Lorsque vous créez les adresses mails, il faudra penser à les rattacher à chaque workspace. Ça se fait dans les paramètres de l'email.

Changement des DNS

Tout est en place, testé, il est 17h un samedi, je vais faire le changement des DNS. C'est dans les paramètres des emails dans la section "domaines liés". La manipulation a pris un peu de temps, eviron 5 minutes.

Une fois effectué, je fais des tests d'envois d'emails et tout fonctionne bien, par contre je me rends compte que l'email que j'ai envoyé sur une boite Hotmail tombe en spam.

Le petit souci que j'ai eu, c'est que la configuration automatique du DKIM ne s'est pas réalisée, car à ce moment le DNS n'est pas géré par Infomaniak (comme c'était écrit finalement 😂).

La solution a été :

• Définir le nom de domaine secondaire en principal (ce qui prend quelques minutes)

• Délier repliq.fr de ce compte mail

• Refaire la manipulation afin de regénérer automatiquement le DKIM

• Test avec mail tester

• Et là 10/10 donc je suis rassuré

Je pense que j'aurais d'abord dû changer les DNS puis faire l'ajout du domaine aux comptes mails.

Conclusion

Après quelques semaines de test nous n'avons pas eu de difficultés techniques particulières. Les problèmes rencontrés sont liés au temps d'adaptation et d'apprentissage de ce nouvel outil.

L'enjeu aussi était de bien faire comprendre les enjeux à mes collègues pour que ce soit un maximum soutenu et pour obtenir leur collaboration.

Ça n'est pas rien de changer d'outils dans une organisation, car il y a des enjeux à la fois techniques, mais également de communication. Il faut alors informer, éduquer les utilisateurs sur les enjeux, sur le changement.

Nous sommes cinq personnes et ça nous a demandé environ un mois pour faire la transition. C'était pour moi une bonne expérience, j'ai pu mettre en action les connaissances que j'avais sur la gestion des DNS et de l'authentification des emails. C'est aussi une petite victoire sur notre indépendance vis-à-vis de Google 😉.

Si vous avez envie de vous lancer je vous propose d'utiliser mon lien d'affiliation.