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Formaliser le mode de fonctionnement d'une personne

8 octobre 2022

Je vous partage mon cheminement dans la création de fiches de mode de fonctionnement visant à structurer et formaliser la collaboration au sein de notre collectif.

Depuis l'été 2019, je fais partie d'un collectif de 5 personnes travaillant dans la communication, ce collectif réunit les SCOPs .Repliq & Yokwé Films.

Il y a environ 1 an, la volonté de se structurer et de formaliser notre collaboration s'est fait ressentir. Dans ce cadre, j'ai proposé la création de fiches individuelles de nos "modes de fonctionnement". Ces fiches exposent une interprétation des comportements d'une personne.

La rédaction de ces fiches s'est faite sur la base d'entretiens individuels, organisés autour d'un questionnaire que j'ai imaginé.

Contexte

En écrivant cet article, je me rends compte que ce que je propose avec ces fiches, c'est de rendre visible et de partager une partie de mon mode de fonctionnement ; Whoooa c'est méta 😉.

En effet, lorsque j'intègre un groupe de personnes, je suis souvent assez discret. À ce moment-là, je suis en phase d'analyse des individus et de leurs interactions. Cette phase m'est nécessaire afin de comprendre comment interagir de façon confortable avec les autres. Ainsi, j'analyse les traits de caractère, les sujets de discussion, l'humour, la culture, le langage, les relations…

J'ai fabriqué cet outil de façon empirique, sur la base de mes connaissances et expériences, en collaboration avec mes collègues. Cet article vise à documenter mon cheminement, ce ne sont pas des conseils ou des recommandations. 🙂

Les entretiens

Le Format

J'ai organisé les entretiens avec chacun des membres et mon entretien a été mené par Laurine. Les entretiens se sont déroulés dans différents lieux : dehors, dans le canapé de notre bureau ou en visio depuis nos habitats respectifs. Nous étions à chaque fois isolés du reste du groupe afin de créer une intimité favorisant, je pense, un climat de confiance. Les entretiens ont duré environ 1h30.

un banc dans un parc, le salon de .Repliq et une personne de dos en visio avec une autre personne.

Introduction brise-glace (15min)

Nous avons commencé les entretiens par évoquer notre humeur (comment on se sent, avec quelle énergie on vient ?). Cette question avait pour intention de comprendre l'état d'esprit de la personne et d'éventuellement rassurer sur les objectifs de l'entretien. Il me semble que ça m'a permis d'établir une connexion avec la personne et de pouvoir garantir une certaine liberté de parole.

L'interview (1h)

L'ordre des questions et la formulation ont varié entre les entretiens. Des questions de précisions ont été également ajoutées. Voici la liste des questions :

  • Comment tu définirais ton caractère ?

  • Quelles sont tes zones de confort ?

  • Qu'est-ce que tu décrirais comme zone d'inconfort ?

  • Qu'est-ce que tu as changé chez toi (façon de penser, un trait de caractère, physiquement) ? Comment et pourquoi tu l'as modifié ?

  • Comment tu réagis en situation d'échec ?

  • Comment tu prends des décisions ?

  • Comment tu réagis quand tu es en désaccord avec quelqu'un ?

  • Comment tu prépares une intervention devant des gens que tu ne connais pas ?

  • Quelles craintes tu peux avoir lors d'une intervention devant des gens que tu ne connais pas ?

  • Qu'est-ce qui t'irrite dans la vie ?

  • Comment tu gères l'imprévu ?

  • Quels sont tes croyances ou sinon en quoi tu as une grande confiance ?

Les questions avaient pour but d'attaquer sous différents angles les comportements afin d'en dégager une analyse systémique. Comme il est assez complexe et rare de faire ce genre d'analyse, il fallait donc des questions et des exemples assez concrets pour faciliter la discussion.

Je n'ai pas hésité à donner des exemples personnels, il me semble que cela a permis de mettre en lumière l'unicité de chacun et d'obtenir des précisions.

Lorsque je perçois de la souffrance chez une personne, je me mets à vouloir aider cette personne. Or, certaine personne extériorise leur souffrance avec plus ou moins d'intensité. Suite aux entretiens, j'ai appris, que toutes les émotions qu'un individu peut extérioriser, n'attendaient pas d'intervention. Ces discussions m'ont permis de me libérer d'une certaine charge mentale.

Conclusion (15 min)

Les entretiens se terminaient comme ils ont commencé en évoquant notre état d'esprit (Comment tu te sens, avec quelle énergie tu repars ?). Cette question me permettait d'avoir un retour sur ce qu'on venait de vivre. J'ai aussi indiqué la suite du processus que j'avais imaginé.

Les fiches

Page présentant les entretiens individuels, date : 12/2021 - 01/2022, pourquoi, livrable, liste des questions et fiches profils.
Page notion présentant le déroulé de l'audit de nos mode de fonctionnement

J'ai rédigé les fiches en écrivant à la 3ᵉ personne du singulier en donnant des tendances de comportement. L'idée était que chacun puisse prendre de la distance sur soi tout en veillant à ne pas les enfermer dans un fonctionnement. Ces fiches sont structurées en fonction de ce que j'ai interprété comme pouvant faire émerger des schémas de fonctionnement. Ce n'est pas une retranscription des entretiens.

Une fois les fiches rédigées, je les ai partagés dans un premier temps à la personne concernée pour validation. Puis, j'ai donné les accès au reste du groupe.

Retour d'expérience

De mon point de vue, ce processus m'a donné une grande satisfaction, j'ai vraiment compris beaucoup de chose sur les autres et sur moi. J'ai aussi vu des comportements changer à mon égard 🙂

J'y ai vu deux intérêts :

  • Le premier est qu'il permet au individu de se questionner sur son propre fonctionnement et donc de s'approprier sa psyché.

  • Le second, pour les lecteurs des fiches, cela offre des clés de compréhension et, par empathie, une meilleure prise en compte des individualités dans ses rapports.

Il me semble que ça a été aussi vécu comme quelques chose de positif par les autres, ça a même surpris.

Le point d'amélioration maintenant est sur l'appropriation des autres de ces fiches. Comment faire en sorte que ces informations infusent, comment aller plus loin dans la compréhension de chacun ?